Case Study Banca Esperia

OVERVIEW

Banca Esperia, la boutique di Private Banking di Mediobanca e Mediolanum, ha affrontato con C-Global, società del Gruppo Cedacri, un sistematico percorso di dematerializzazione dei documenti, puntando inizialmente sulla contrattualistica del cliente, estendendo nel tempo il progetto ad altre tipologie di documenti. Il progetto ha coinvolto inizialmente la capogruppo e in seguito le società Duemme SGR, Duemme International Luxembourg ed Esperia Servizi Fiduciari con notevoli benefici: miglioramento della conservazione dei documenti cartacei, aumento della sicurezza nelle operazioni di accesso e consultazione dei documenti e maggior efficienza nel reperimento delle informazioni in essi contenute.

OBIETTIVI

“La scelta di attivare l’iniziativa di dematerializzazione si spiega da un lato con la volontà di preservare al meglio la documentazione cartacea nel tempo, tutelandola attraverso le più avanzate tecniche di archiviazione fisica e riducendone la consultazione, e dall’altro con l’esigenza di accrescere la sicurezza e l’efficienza nella gestione dei documenti facendo leva sulle loro versioni digitali”, commenta Patrizio Lattanzi, Responsabile della Direzione Affari Generali e Operations di Banca Esperia.

SCELTA DEL PARTNER

Banca Esperia ha trovato il partner ideale per questo progetto in C-Global, azienda del Gruppo Cedacri specializzata nella gestione esternalizzata dei processi di business. “La nostra Banca si affidava già a Cedacri per la gestione del sistema informativo, per cui è stato naturale cercare supporto in un Gruppo con cui avevamo già instaurato una proficua relazione di collaborazione”, ricorda Lattanzi. “C-Global ci ha convinto anche grazie alla concorrenzialità nei costi, resa possibile dalle significative economie di scala conseguite dall’azienda, e agli elevati standard qualitativi e all’esperienza consolidata che poteva mettere a nostra disposizione”.

PROGETTO

Nel 2010 si è partiti con la dematerializzazione della documentazione contrattuale pregressa, conservata fino a quel momento presso le filiali della Banca o in idonee aree di deposito, e alla sua archiviazione digitale e fisica nelle sedi C-Global. La documentazione cartacea è stata raccolta e accentrata nella sede centrale della Banca; quindi il partner ha messo a disposizione un gruppo di risorse altamente specializzate e gli strumenti professionali necessari per effettuare la normalizzazione e l’acquisizione ottica dei documenti. Conclusa la lavorazione della documentazione pregressa, è stato avviato il processo di dematerializzazione di quella corrente, che ancora oggi viene realizzato presso il polo operativo di C-Global. Un flusso operativo che dall’avvio del progetto ha riguardato un totale di circa 148.000 documenti lavorati per conto delle diverse società del Gruppo. Nel 2014, gli indubbi benefici conseguiti con la dematerializzazione della contrattualistica relativa ai clienti ha spinto Banca Esperia a estendere il progetto anche ad altre tipologie di documenti: per rendere la gestione più sicura ed efficiente sono stati digitalizzati tutti i fascicoli relativi alle risorse umane del Gruppo, per un totale di circa 5.200 documenti.

RISULTATI

“Oggi è largamente riconosciuto come la digitalizzazione dei documenti aziendali sia importante per evolvere verso modelli più efficienti di business. Come Banca Esperia, già da diversi anni abbiamo potuto sperimentare i benefici della dematerializzazione su tipologie di documenti e aree organizzative molto importanti, grazie al progetto intrapreso insieme a C-Global”, commenta Patrizio Lattanzi, Responsabile della Direzione Affari Generali e Operations di Banca Esperia. I principali risultati sperimentati significativi vantaggi: migliore preservazione della documentazione originale, più efficiente e sicura consultazione dei documenti digitali, maggiore tempestività nel servizio al cliente