Dematerializzazione

I nostri servizi di dematerializzazione sono organizzati per gestire la materialità in modo strutturato ed organizzato, grazie ad un investimento costante sia nella formazione delle risorse sia nello sviluppo dei sistemi a supporto.

Le procedure operative e i KPI sono sempre condivisi con i clienti per misurare regolarmente i parametri qualitativi e quantitativi di servizio.

Il processo di dematerializzazione vede diverse fasi:

  • Preparazione della materialità: presa in carico, spunta, apertura ed estrazione buste, controlli preliminari, normalizzazione del cartaceo (eliminazione delle graffette, punti, etc.), classificazione per tipologia documentale e preparazione lotti di lavorazione omogenei
  • Scansione: acquisizione con scanner professionali e utilizzo di software leader di mercato per la generazione d’immagini ad alta qualità
  • Indicizzazione: acquisizione automatica indici mediante riconoscimento Barcode, OCR, ICR e OMR, data-entry manuale
  • Validazione: verifiche e controlli formali sui documenti, gestione delle anomalie, servizio di outbound telefonico per il recupero di dati e/o documenti mancanti

Piattaforma di monitoring e tracking
Al fine di governare e presidiare i processi di dematerializzazione e di back office correlati, sia manuali che automatici, è stata realizzata una piattaforma evoluta di monitoring e tracking, sviluppata e manutenuta presso le nostre strutture.

L’utilizzo della piattaforma permette di:

  • garantire la completa tracciabilità di ogni fase di lavorazione delle pratiche, dalla spedizione del cartaceo al rilascio delle immagini sul sistema documentale
  • razionalizzare e controllare in modo dettagliato tutti i flussi documentali, minimizzando la movimentazione del cartaceo
  • ridurre il «lead time» di lavorazione della singola pratica mediante meccanismi di alerting configurabili per tipologia documentale
  • gestire le anomalie e il processo di completamento delle pratiche incomplete
  • monitorare l’operatività in modo rapido e puntuale mediante l’utilizzo di reportistica direzionale avanzata
  • sviluppare integrazioni con applicazioni esistenti (ERP, DMS, applicazioni legacy, etc.)
  • gestire documenti di ogni tipo e provenienti da canali diversi
  • veicolare le informazioni su diversi canali di comunicazione

Benefici

  • Riduzione e variabilizzazione dei costi
  • Processi di back-office più snelli ed efficienti
  • Riduzione del Time To Market