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Dematerializzazione

I nostri servizi di dematerializzazione sono organizzati per gestire la materialità in modo strutturato ed organizzato, grazie ad un investimento costante sia nella formazione delle risorse sia nello sviluppo dei sistemi a supporto.

Le procedure operative e i KPI sono sempre condivisi con i clienti per misurare regolarmente i parametri qualitativi e quantitativi di servizio.

Il processo di dematerializzazione vede diverse fasi:

• Preparazione della materialità: presa in carico, spunta, apertura ed estrazione buste, controlli preliminari, normalizzazione del cartaceo (eliminazione delle graffette, punti, etc.), classificazione per tipologia documentale e preparazione lotti di lavorazione omogenei
• Scansione: acquisizione con scanner professionali e utilizzo di software leader di mercato per la generazione d’immagini ad alta qualità
• Indicizzazione: acquisizione automatica indici mediante riconoscimento Barcode, OCR, ICR e OMR, data-entry manuale
• Validazione: verifiche e controlli formali sui documenti, gestione delle anomalie, servizio di outbound telefonico per il recupero di dati e/o documenti mancanti

Piattaforma di monitoring e tracking
Al fine di governare e presidiare i processi di dematerializzazione e di back office correlati, sia manuali che automatici, è stata realizzata una piattaforma evoluta di monitoring e tracking, sviluppata e manutenuta presso le nostre strutture.

L’utilizzo della piattaforma permette di:

• garantire la completa tracciabilità di ogni fase di lavorazione delle pratiche, dalla spedizione del cartaceo al rilascio delle immagini sul sistema documentale
• razionalizzare e controllare in modo dettagliato tutti i flussi documentali, minimizzando la movimentazione del cartaceo
• ridurre il «lead time» di lavorazione della singola pratica mediante meccanismi di alerting configurabili per tipologia documentale
• gestire le anomalie e il processo di completamento delle pratiche incomplete
• monitorare l’operatività in modo rapido e puntuale mediante l’utilizzo di reportistica direzionale avanzata
• sviluppare integrazioni con applicazioni esistenti (ERP, DMS, applicazioni legacy, etc.)
• gestire documenti di ogni tipo e provenienti da canali diversi
• veicolare le informazioni su diversi canali di comunicazione